Quy trình nước rút (sprint) của Google

Quy trình Sprint

Trong thời đại nguồn lực hạn chế và ngân sách thắt chặt, các công ty đều khá ngần ngại hơn bao giờ hết khi quyết định “xuống tay” những dự án đổi mới mà chưa nhìn thấy được cơ hội thành công. Google đã phát triển một phương pháp để giúp quá trình đổi mới nhanh hơn nhưng vẫn thu thập được insight giá trị. Hãy quên đi MVP, ngược lại, hãy tập trung vào các prototypes (nguyên mẫu), và làm và thử nó luôn chỉ trong 1 tuần!

Tổng quan về quy trình thiết kế “nước rút” của Google

Tiến trình “đua nước rút” của Google đề xuất gồm 5 giai đoạn. Mỗi giai đoạn được thực hiện trong 1 ngày (8 giờ). Cả 5 giai đoạn sẽ được hoàn thành trong 40 giờ đồng hồ.

Tất cả các quy trình design tốt đều có khoảng không gian cho các vòng lặp lại (iteration, loop – tạm gọi là thử nghiệm). Thật vậy, bạn sẽ được khuyến khích thực hiện sản phẩm đầu tiên, sau đó đánh giá rồi sau đó lặp lại 02 bước sau cùng của quy trình (tối thiểu, hoặc có thể hơn). Nếu bạn cảm thấy ý tưởng đấy chưa ghi được thành công nào thì bạn có thể lùi lại, tiếp tục thử nghiệm thêm.

Quy trình “nước rút” 5 bước của Google:

  • Unpack – Mở hộp
  • Sketch – Phác thảo
  • Decide – Chốt hạ
  • Prototype – Bản nguyên mẫu
  • Test

Unpack – Mở hộp

Quy trình này của Google khuyến khích làm việc nhóm hơn là cá nhân. Cốt lõi của quy trình này mong muốn các thành viên ngồi với nhau, chia sẻ với nhau và chắc chắn rằng tất cả mọi người đang trên cùng một chiến tuyến.

Một team làm việc lý tưởng sẽ bao gồm đại diện các bộ phận, phòng ban, ở mọi cấp độ trong cùng tổ chức như giám đốc marketing, giám đốc phòng ban khác, marketer, seniors, designer, devs, bộ phận CS, bán hàng…

Trong bước Mở hộp, bạn mang mọi người ngồi lại với nhau để cùng “mở khóa” những hiểu biết xoay quanh vấn đề mà team đang gặp phải. Sử dụng người điều phối bên ngoài sẽ giúp cho buổi họp diễn ra suôn sẻ hơn. Họ có thể đặt ra các câu hỏi để giúp mọi người đi đúng đường và đảm bảo tất cả đều hiểu hết.

Bạn có thể chuẩn bị những tài liệu sau cho buổi họp:

  • Bài trình bày của ban giám đốc về những cơ hội cho doanh nghiệp
  • Báo cáo tình hình cạnh tranh
  • Review lại vấn đề và một vài giải pháp trước mắt
  • Bản mô tả chi tiết giải pháp
  • Chân dung khách hàng
  • Dữ liệu thống kê
  • Các tiêu chí đo lường, định lượng mức độ hoàn thành

Điều quan trọng bắt buộc là phải kéo cả team cùng đến buổi Mở hộp. Đừng để cá nhân hay một nhóm nhỏ nào chi phối quá trình. Việc này nhằm để đảm bảo chắc chắn rằng mọi người cùng thống nhất với nhau.

Sketch – Phác thảo

Khi cả team cùng thống nhất, giờ thì bạn bắt đầu chia team ra và giao việc: hãy đề xuất những giải pháp. Buổi phác thảo là một buổi làm việc cá nhân. Tất cả (ngay cả CEO) cũng được giao và có nhiệm vụ đưa ra bản mô tả chi tiết giải pháp cho vấn đề đó.

Cách hay nhất là làm trên giấy, vì:

  • Nó nhanh và có thời gian chỉnh sửa.
  • Không phải ai cũng rành rẽ các phần mềm wireframe mà bạn yêu cầu họ xài.

Đối với những vấn đề lớn, phức tạp, bạn nên “chẻ nhỏ” vấn đề ra thành từng tác vụ đơn giản hơn và bố trí nhân sự thực hiện các tác vụ đó hơn là giao cho cả một vấn đề khổng lồ.

Mục tiêu của buổi Phác thảo là làm sao tạo ra nhiều ý tưởng càng tốt. Nếu như team của bạn đông và khả năng sẽ có hàng tấn ý tưởng thì bạn nên dành ra khoảng 1 tiếng để rút bớt ý tưởng lại cho dễ quản lý hơn trước khi bắt đầu ngày thứ 3.

Decide – chốt hạ

Sang đến ngày thứ ba, ngày Chốt hạ. Ngay cái tên ta cũng hình dung được nội dung làm việc của ngày này chính là quyết định xem những ý tưởng nào sẽ được chọn để làm prototype. Ngoài ra, bạn cũng cần check lại xem những ý tưởng đó có khớp với các “hàng rào” như mục tiêu, năng lực hay đối tượng khách hàng không.

Một số vấn đề bạn cần đem ra thảo luận ở ngày này đó là:

  • Ngân sách
  • Đối tượng khách hàng
  • Năng lực công nghệ
  • Định hướng kinh doanh

Sau khi thảo luận để thống nhất các vấn đề trên, bạn bắt đầu sàng lọc từng ý tưởng một và những mâu thuẫn (nếu có) mà ý tưởng đó tạo ra. Và đương nhiên, bạn cũng tiến hành brainstorm ra ý tưởng để giải quyết mâu thuẫn đó.

Bạn nên có một mục tiêu rõ ràng trong bước sàng lọc, xem xét này. Có nên chọn chỉ một ý tưởng để làm prototype hay nên chọn ra 5 ý tưởng hay nhất để thực hiện sau đó rút ra ý tưởng nào được người dùng đánh giá cao nhất? Bạn nên liên tục tinh chỉnh danh sách các ý tưởng và sớm loại bỏ các ý tưởng kém khả thi trong quá trình thực hành.

Một khi đã quyết định được ý tưởng để làm prototype. Phần cuối của ngày Chốt hạ đó là phác thảo storyboard cho ý tưởng của bạn. Bảng vẽ này cần mô tả được các tương tác có thể xảy ra với khách hàng theo trình tự từng bước một. Và nó cũng chính là những yêu cầu “kỹ thuật” cho prototype mà bạn sắp thực hiện. User story (câu chuyện của người dùng) cũng có thể được dùng để bạn bổ sung thêm các yêu cầu kỹ thuật cho đầy đủ hơn.

Storyboarding

Nếu cần, UX team nên mời thêm những khách hàng (đối tượng sử dụng) chính tham gia buổi làm việc này.

Prototype

Đây là ngày làm việc căng não nhất. Bạn sẽ dành trọn cả ngày làm việc để thiết kế prototype sao cho người dùng có thể sử dụng được ở ngày cuối cùng của quá trình.

Google khuyên rằng chúng ta có thể sử dụng Keynote (hoặc Powerpoint) hay những mẫu template có sẵn để xây dựng các bản prototype có thể tương tác được. Nhưng bạn cũng có thể lựa chọn các phần mềm khác (VD như Adobe XD, Axure RP…) nếu thích.

Song song đó, team nên hoàn thiện lịch trình testing và lên kịch bản phỏng vấn cho lịch trình đó.

Test

Như chúng ta đều biết, trải nghiệm người dùng cần có tương tác thật từ chính người dùng đó. Đến ngày thứ 5 của quá trình, bạn cần tuyển chọn 20 khách hàng (đừng ít hơn 6) và cho từng người một thử bản prototype đó.

Tất cả những người tham gia buổi test cần ghi chép lại những gì mình cảm thấy được, những gì mình học được từ việc tương tác với người dùng. Bạn cũng cần take note và tổng kết lại vào cuối ngày để xem có còn những vấn đề nào cần cải thiện thêm hay không.

Điều cuối cùng

Mặc dù đây là một phương pháp đã được thử và kiểm chứng bởi Google, nhưng nó cũng là một khái niệm hoàn toàn mới được đúc kết từ phương pháp Agile. Bạn có thể mất một vài lần thử cho đến khi đạt được quy trình nước rút 5 ngày. Vậy là được rồi. Bạn “chạy” nước rút nhanh hơn khi và chỉ khi bạn thực hành nhiều hơn.

Leave a Reply

Your email address will not be published.